תאים קוליים — הודעות, ברכות וניהול התא
תא קולי שומר את ההודעות שהושארו למספר או לשלוחה שמנותבים אליו. במסך הזה רואים כמה הודעות חדשות מחכות בכל תא, מאזינים להן ומוחקים אותן, מנהלים את הברכות המוקלטות, יוצרים תאים חדשים — ומאתרים תאים "יתומים" שנשארו בלי בעלים.
המסך במבט אחד
בתפריט הצד, בקבוצה שמע ותא קולי, לוחצים על תאים קוליים. כל תא מוצג ככרטיס עם מספר התא, התיאור שלו, וכמה הודעות יש בו.
- חדשות — כמה הודעות מחכות בתא ועוד לא נשמעו. המונה הכהה הוא הדבר הראשון שמחפשים כשנכנסים למסך.
- הודעות סה"כ — כל מה ששמור בתא, כולל הודעות שכבר נשמעו.
- פקסים — אם התא מקבל גם פקסים, יופיע מונה נפרד. קובצי הפקס עצמם נמצאים במסך הפקסים.
לחיצה על ניהול התא פותחת את כל מה שמתואר בהמשך: הגדרות, ברכות והודעות.
הגדרות התא
- תיאור — שם פנימי שעוזר לזהות את התא ברשימה.
- קוד PIN חדש — הקוד שמקישים בטלפון כדי להאזין להודעות. משאירים ריק כדי לא לשנות את הקוד הקיים.
- מייל לקבלת ההודעות — כל הודעה חדשה נשלחת לכתובת הזו. עם צירוף קובץ ההודעה למייל פועל — הקובץ עצמו מצורף; כבוי — המייל רק מודיע שיש הודעה.
- לאן ממשיכה השיחה בסיום ההשארה — בדרך כלל "ניתוק", אבל אפשר למשל להעביר לשלוחה או לתפריט.
הגדרות מתקדמות — הקראות אוטומטיות
לפני השמעת כל הודעה המערכת יכולה להקריא פרטים עליה: מספר המתקשר, משך ההודעה ותאריך ושעה. שלושתם מתגים פשוטים תחת "הגדרות מתקדמות".
ברכות מוקלטות
הברכה היא מה שהמתקשר שומע לפני שהוא משאיר הודעה. אפשר להעלות קובץ מהמחשב (המערכת ממירה לבד לפורמט של המרכזייה), להאזין, להוריד, להחליף ולמחוק.
| ברכה | מתי היא מושמעת |
|---|---|
| ברכת ברירת המחדל | לפני השארת הודעה, ברוב המקרים. בלי הקלטה — תושמע הודעת המערכת. |
| ברכה זמנית | אם קיימת — היא גוברת על כל השאר. נוחה לחופשות: מוחקים אותה וחוזרים לברכה הרגילה. |
| ברכת "תפוס" | כשהשיחה הגיעה לתא בגלל שהקו היה תפוס. |
| הקלטת השם | הקלטה קצרה של שם התא — למערכות שמקריאות רק את השם. |
ההודעות שבתא
בתחתית חלון הניהול — טבלת ההודעות: מתי הושארה, מאיזה מספר, ומשך ההודעה. שתי תיקיות: חדשות ונשמעו (הודעות שהאזינו להן מהטלפון).
- השמעה — ההודעה מתנגנת בנגן צף בתחתית המסך, כך שאפשר להמשיך לגלול ברשימה בזמן ההאזנה. השורה המתנגנת מסומנת מתנגן כעת.
- הורדה — שומרת את קובץ ההודעה למחשב.
- מחיקה — של הודעה בודדת מהשורה שלה, או של כמה יחד עם תיבות הסימון ומחיקת הנבחרות.
יצירת תא חדש
בכרטיס תא קולי חדש ממלאים שלושה שדות: מספר התא (המספר שמחייגים אליו כדי להאזין, ושאליו מנתבים "תא קולי"), קוד PIN להאזנה מהטלפון, ותיאור (רשות). מיד אחרי היצירה אפשר להשאיר בתא הודעות.
כדי ששיחות יגיעו לתא — מנתבים אליו: במסך המספרים או בתפריטי ה-IVR בוחרים יעד מסוג תא קולי עם מספר התא.
מחיקת תא
כפתור מחיקה על כרטיס התא. כדי למנוע טעות, המחיקה דורשת להקליד את מספר התא — כי היא מוחקת גם את כל ההודעות שבתא, לצמיתות.
תאים יתומים
תא "יתום" הוא תא שהמשתמש שהיה הבעלים שלו כבר נמחק מהמערכת. תא כזה עלול להכיל הודעות ישנות של מי שכבר לא אצלכם — ואיש אינו מאזין להן. לחיצה על סריקה בודקת את כל התאים ומציגה את היתומים שנמצאו.
ההמלצה: למחוק תא יתום. אם צריך תא באותו מספר — יוצרים חדש ונקי במקומו.
הרשאות
- תאים קוליים צפייה — לראות את המסך ואת הברכות.
- תאים קוליים יצירה / עריכה / מחיקה — לנהל את התאים עצמם.
- האזנה להודעות — הרשאה נפרדת: מי שמנהל הגדרות תא לא בהכרח רשאי לשמוע הודעות של אחרים.
- מחיקת הודעות — נפרדת גם מההאזנה, כי היא בלתי הפיכה.
מי שקיבל רק חלק מההרשאות יראה רק את הכפתורים המתאימים.
נתקעתם? משהו במסך לא מתנהג כמו במדריך? כתבו לנו דרך עמוד צור קשר — נשמח לעזור, וגם לשמוע מה חסר במדריך.