מספרים: לאן ממשיכה שיחה שמגיעה אליכם

מה זה מספר, ובמה הוא שונה משלוחה

מספר הוא קו הכניסה מהעולם. זה המספר שאתם מפרסמים, ושלקוחות מחייגים אליו. הוא אינו טלפון ואינו יושב אצל אף אחד — הוא נקודת כניסה למרכזייה, ומה שמוגדר לו הוא לאן השיחה ממשיכה משם.

• מספר — מבחוץ פנימה. יש לו יעד: נתב, תור, קבוצת חיוג, שלוחה או מספר אחר.
• שלוחה — קו של אדם בארגון. אליה מגיעים בסוף, והיא זו שמצלצלת. עליה יש מדריך נפרד.

לכל מספר יש גם כינוי שאתם קובעים — "קו ראשי", "מחלקת גבייה" — והוא מה שיופיע בכל מקום בלוח הבקרה במקום ספרות בלבד.

מסך המספרים

בלוח הבקרה, בתפריט הצד, לוחצים על מספרים במערכת (בקבוצת "שלוחות וניתוב"). אם אינכם רואים את הפריט — אין לכם הרשאת צפייה במספרים.

תפריט הצד

למעלה שלושה מספרים: כמה מספרים יש בחשבון, בכמה מהם השיחות מוקלטות, ובכמה מהם השיחה מנותקת — מספר שמנתק הוא בדרך כלל קו ישן שכבר לא בשימוש, ושווה לבדוק שזה באמת מה שרציתם.

מסך המספרים

כל כרטיס עונה על שתי שאלות: מה מוגדר על המספר, ולאן שיחה ממשיכה ממנו.

כרטיס מספר

• הספרות והכינוי — המספר עצמו, ומתחתיו השם שנתתם לו.
• הצ'יפים — רק מה ששונה מברירת המחדל: הקלטה, הודעה למתקשר, סינון, זיהוי מוצג, הגבלת אורך שיחה וזיהוי פקס. מספר בלי צ'יפים מיוחדים הוא מספר שמוגדר פשוט.
• יעד ברירת המחדל — לאן ממשיכה שיחה רגילה. זו השורה על "החוט" בתחתית הכרטיס.

ניהול המספר פותח את העורך. מסלול השיחה מראה את כל הדרך שהשיחה עוברת — מהמספר, דרך הנתב, ועד מי שעונה בפועל.

סדר ההכרעה: שלוש שכבות

זה החלק החשוב במדריך. כשמגיעה שיחה, המרכזייה לא מסתכלת רק על יעד אחד. היא בודקת שלוש שכבות לפי הסדר, ועוצרת בראשונה שתופסת:

בראש העורך יש שורה שמראה את שלוש השכבות של המספר הזה במצבן הנוכחי, כדי שלא צריך לנחש:

סדר ההכרעה

יעד ברירת המחדל

זו ההגדרה הראשונה בעורך, כי היא זו שפועלת ברוב השיחות. בוחרים קודם סוג יעד, ואז את היעד עצמו מתוך רשימה.

הגדרות בסיסיות

אלה סוגי היעד שמשתמשים בהם בפועל:

ניתוב לפי מספר המתקשר

השכבה הראשונה, והחזקה ביותר. כאן מגדירים ניתוב שונה למי שמתקשר ממספר מסוים או מקידומת מסוימת.

ניתוב לפי מספר המתקשר

בשדה "מספר או קידומת" כותבים את תחילת המספר, ולא חייבים מספר מלא:

• 050 תופס כל מספר שמתחיל ב-050 — כלומר את כל הרשת הזאת.
• 03 תופס כל מספר מאזור המרכז.
• 0501234567 תופס מספר אחד בדיוק.
• ריק תופס דווקא שיחות שמגיעות ממספר חסוי, כלומר בלי זיהוי מתקשר. זו הדרך לחסום אותן: מגדירים כלל ריק שהיעד שלו "ניתוק שיחה".

"הערה" היא לכם בלבד — כדאי לכתוב בה למה הכלל קיים, כי בעוד חצי שנה לא תזכרו. להסרת כלל לוחצים הסר.

ניתוב לפי שעה

השכבה השנייה: מענה שונה בשעות שונות. כאן מגדירים למשל שבשעות הפעילות השיחה תלך לתור, ובערב לתא קולי.

ניתוב לפי שעה

כל כלל מורכב מקבוצת זמן וממה שקורה בה. קבוצת זמן היא הגדרה בפני עצמה — "שעות פעילות", "ערב ולילה", "שבת וחג" — ומגדירים אותה פעם אחת במסך זמנים ותאריכים. אותה קבוצה משמשת אחר כך בכל המספרים.

• אפשר לשייך כל קבוצת זמן פעם אחת בלבד לאותו מספר. קבוצה שכבר בשימוש לא תופיע ברשימת ההוספה.
• שעה שאינה נמצאת באף קבוצת זמן — השיחה ממשיכה ליעד ברירת המחדל.
• אין צורך להגדיר את כל שעות היממה: מספיק להגדיר את החריגים.

ההגדרות הבסיסיות

ארבע הגדרות שנמצאות במסך הראשי של העורך, ליד יעד ברירת המחדל:

ל"השמעת הודעה למתקשר" יש שלוש אפשרויות, וההבדל ביניהן חשוב:

• לא — השיחה ממשיכה ליעד בלי הודעה.
• כן — המרכזייה עונה, משמיעה את ההודעה, וממשיכה ליעד.
• כן, בלי לענות — ההודעה מושמעת בזמן הצלצול, בלי שהשיחה תיענה. מתאים להודעה קצרה שאתם לא רוצים שתיחשב כמענה.

כל שאר ההגדרות יושבות תחת ניהול מתקדם.

פתיחת המתקדם

מה רואה מי שמקבל את השיחה

ברירת המחדל היא שהיעד רואה את המספר של המתקשר, וזה בדרך כלל מה שרוצים. אבל אפשר להחליף אותו — למשל כדי שנציג יידע דרך איזה קו השיחה הגיעה עוד לפני שענה.

מה רואה מי שמקבל את השיחה

סינון והגבלות

סינון והגבלות

סינון לפני חיבור

מה קורה בין הרגע שהשיחה מגיעה ובין הרגע שהיא מתחברת ליעד:

שאר ההגדרות בקבוצה

פקס

שיחת פקס נשמעת אחרת משיחה רגילה, והמרכזייה יודעת לזהות את הצליל ולהעביר אותה ליעד אחר — בלי שאף אחד יצטרך לענות.

פקס

מדליקים את זיהוי פקס אוטומטי, ובוחרים לאן יישלח פקס שזוהה. היעד הנפוץ הוא פקס למייל — ואז בשדה היעד כותבים כתובת מייל, וכל פקס שיגיע יישלח אליה כקובץ.

קבצי השמע של המספר

למספר שייכים שני קבצי שמע, וכל אחד מהם מופעל על ידי הגדרה אחרת:

קבצי שמע

• הודעה למתקשר — מושמעת כשההגדרה "השמעת הודעה למתקשר" דלוקה (שלב 7).
• הודעה לנמען — מושמעת למי שעונה, כשסינון השיחות מוגדר "השמע הודעה" (שלב 9).

בכל קופסה אפשר להעלות קובץ, להאזין לו, להוריד אותו ולמחוק אותו. הקלטה בלי ההגדרה המתאימה לא תושמע — צריך את שניהם.

מסלול השיחה — מכל מסך, ומעבר להגדרה

את התרשים של מסלול השיחה אפשר לפתוח לא רק ממספר. כפתור מסלול השיחה נמצא גם על כרטיס של שלוחה, קוד, נתב, תור וקבוצת חיוג, וגם בתוך מסכי העריכה שלהם. בכל מקום זה אותו תרשים — רק שנקודת ההתחלה היא הישות שממנה פתחתם.

בישות שאין ממנה המשך ניתוב — למשל שלוחה — התרשים מציג את הישות עצמה ואת הפאנל מגיעים לכאן: כל מסלול במערכת שמוביל אליה. זו הדרך המהירה לענות על "מי בכלל מפנה לשלוחה הזאת".

בראש כל תיבה בתרשים יש מעבר להגדרה. הוא פותח את מסך ההגדרות של אותה ישות בחלון קופץ מעל התרשים, כך שאפשר לתקן משהו ולחזור למסלול בלי לאבד את מקום העמידה. בתחנה סופית שהיא שלוחה, הכפתור מופיע בתוך התיבה.

יצירת יעד חדש מתוך בחירת היעד

בכל מקום שבו בוחרים יעד — יעד ברירת מחדל, מסלול מתקשר, מסלול זמן, מקש בנתב, יעד בקבוצה — הרשימה של סוגי היעד שאפשר ליצור מסתיימת באפשרות יצירת נתב חדש, יצירת תור חדש או יצירת קבוצת חיוג חדשה, לפי הסוג שבחרתם.

1. בוחרים סוג יעד — למשל נתב.
2. ברשימת היעדים בוחרים את השורה האחרונה, יצירת נתב חדש.
3. מקלידים שם ומאשרים. הישות נוצרת מיד, ונבחרת אוטומטית כיעד.
4. נשאלים אם לפתוח את ההגדרות שלה עכשיו — כאן משלימים את מה שחסר, למשל את המקשים בנתב או את הנציגים בתור.
5. חוזרים ולוחצים שמור. הישות אמנם נוצרה, אבל ההפנייה אליה נשמרת רק בשמירה.

בעלות, שמירה, ורכישת מספר

בעלות וגישה

בעלות וגישה

מה קבוע במרכזייה

בסוף ה"ניהול מתקדם" יש רשימה של שדות שהמרכזייה קובעת, או שאיננו משנים מהמסך כדי לא לשבש ניתוב: המספר עצמו, סוג הקו, קבוצת הכניסה, האזור ועוד. הם מוצגים לידיעה בלבד.

קבוע במרכזייה

שמירה והרשאות

• נשלחות למרכזייה רק ההגדרות שבאמת שיניתם. שדה שלא נגעתם בו לא נכתב מחדש.
• כללי הניתוב (שכבות 1 ו-2) נשמרים מיד בלחיצה על הוסף או הסר — הם אינם ממתינים לכפתור השמירה.
• אם תסגרו את החלון עם שינוי שלא נשמר, תופיע שאלה לפני שהשינוי יאבד.
• עריכה דורשת הרשאת עריכה במספרים. בלעדיה המסך נפתח לקריאה בלבד.

רכישת מספר ומחיקתו

בתחתית מסך המספרים יש כרטיס נפרד לשתי הפעולות שמשנות את החשבון עצמו. הרכישה בשלושה צעדים:

1. בוחרים קידומת — אזור חיוג (02 ירושלים, 03 תל אביב וכן הלאה), קידומת נייד (050 עד 058), או מספר 1XXX (1800, 1700, 1599).
2. בוחרים סוג קו — הרשימה מתמלאת לפי הקידומת שבחרתם, ולכן אי אפשר לבחור צירוף שלא קיים.
3. מוצגות עשרים תוצאות ולוחצים רכישה על אחת מהן. אם אף מספר לא מוצא חן בעיניכם, טעינת מספרים אחרים מביאה עשרים מספרים אחרים מהמאגר — ובסוף הרשימה חוזרים לתחילתה.
4. מאשרים את החיובים — לחיצה על רכישה פותחת חלונית אישור של המערכת עם אותה אזהרה, וכפתור רכישה ואישור החיובים. רק האישור הזה מבצע את הרכישה.