מרכזיה לעמותות ולארגוני חסד
בערב ההתרמה הגדול, הטלפון הוא הארגון כולו
עמותה חיה על הטלפון: תורמים שמחייגים בעקבות מודעה, נזקקים שמבקשים עזרה, מתנדבים שצריכים להתעדכן. וכשמגיע ערב קמפיין — הכל קורה בבת אחת. המערכת שלנו בנויה להחזיק גם את הערב הזה, וגם את השגרה שאחריו.
- תורם מחייג למספר שבמודעה — מאות במקביל
- פתיח הקמפיין הודעה מוקלטת בנוסח שלכם
- תור המתנה אף שיחה לא נופלת — כולן מחכות בתור מסודר
- מתנדב פנוי עונה מהמוקד, מהבית או מהנייד — מה שפנוי קודם
- והרכז רואה הכל כמה בתור, כמה נענו, מי מהמתנדבים עמוס
מערכת אחת לשני מצבי החיים של עמותה
ערב התרמה בלי שיחה אבודה
בשעות הבוערות של קמפיין, כל צליל תפוס הוא תרומה שלא תחזור. תור ההמתנה קולט את כולם, משמיע את הודעות הקמפיין ומחלק את השיחות בין כל המתנדבים — כמה שיצטרפו. למחרת מורידים את השלוחות הזמניות וחוזרים לשגרה, בלי לשלם על מוקד ריק כל השנה.
מתנדבים עונים מאיפה שהם
אברך שעונה בין הסדרים מהבית, מתנדבת שעונה מהנייד, גבאי שעונה מהמשרד — כולם שלוחות באותה מערכת, עונים מאותו מספר של הארגון. מי שמתקשר פוגש ארגון אחד מסודר, לא אוסף של טלפונים פרטיים.
גמ"ח וקו מידע — פתוח גם כשאתם ישנים
רשימת הציוד של הגמ"ח, זמני חלוקה, פרטי הפקדה לתרומות — הכל מוקלט על קו מידע שזמין מסביב לשעון. מי שצריך אדם — מקיש ועובר; מי שרק צריך פרט — מקבל אותו בלי להטריח אף אחד.
כל פנייה מתועדת. אף אחד לא נשכח.
מי שפונה לארגון חסד נמצא לפעמים ברגע הקשה של חייו — אסור שהפנייה שלו תיפול בין הכיסאות. יומן השיחות מציג כל שיחה שנכנסה, גם אלה שלא נענו, כדי שתמיד יהיה למי לחזור. אפשר להקליט את שיחות המוקד לתיעוד ולליווי המתנדבים.
עלות שאפשר להסביר לוועד ולרואה החשבון
מה ששואלים רכזים וגבאים
המתנדבים שלנו מתחלפים כל הזמן. זה לא סיוט לנהל?
לא. שלוחה של מתנדב היא הגדרה, לא חומרה: מוסיפים אותה כשמתנדב מצטרף ומסירים כשהוא עוזב, בכמה לחיצות בלוח הבקרה. לקראת קמפיין אפשר לפתוח עשרות שלוחות ליום אחד ולסגור אותן למחרת.
מה קורה כשמאות אנשים מחייגים יחד בערב התרמה?
אף אחד לא מקבל תפוס. כל המתקשרים נכנסים לתור המתנה עם הודעות של הקמפיין, והשיחות מחולקות בין כל המתנדבים הפנויים — בבית, בנייד או במוקד. אתם רואים את התור מתקדם בזמן אמת בלוח הבקרה.
אפשר קו נפרד לכל פרויקט של הארגון?
כן. כל פרויקט יכול לקבל מספר משלו — קו תרומות, קו בקשות סיוע, קו מידע — וכולם יושבים על אותה מערכת ומנוהלים מאותו לוח בקרה. אפשר גם תפריט אחד שמתפצל לפרויקטים.
איך יודעים שחזרו לכל מי שביקש עזרה?
יומן השיחות מציג כל שיחה שנכנסה — כולל אלה שלא נענו — עם המספר והשעה. עוברים על הרשימה, מסמנים למי חזרו, ואף פנייה לא נופלת בין הכיסאות. אפשר גם להקליט את שיחות המוקד לתיעוד.
קשור לעניין
הקמפיין הבא כבר בלוח השנה?
כדאי להקים את המערכת לפני, לא תוך כדי. ספרו לנו מה מתוכנן — ונדאג שבערב האמת כל שיחה תיענה.
077-921-9000